¿Cómo lograr una buena implementación?

El éxito de la implementación de un ERP es el resultado de la elección de las personas y el enfoque adecuados. Hablemos de lo que hace que tenga éxito.

Las implementaciones de un ERP generalmente son largas y costosas. Antes que comprometerse con una debe conocer el panorama. Llevar a cabo una implementación sin las expectativas adecuadas y un conocimiento completo, resultará caro tanto en tiempo como en dinero.

Independientemente de si es nuevo en el mercado de los ERP o está considerando un cambio, este publicación le ayudará a identificar y navegar por los problemas comunes de una implementación. Hablaremos de las diferentes metodologías de implementación que se utilizan, de los factores que hay que tener en cuenta, de los retos, de las mejores prácticas e incluso de las razones más comunes por las que las implementaciones de un ERP fracasan.

Ciclo de vida de la implementación de un ERP

Para ponerte en antecedentes, primero vamos a revisar el típico ciclo de vida de la implementación de un ERP.

1. Evaluar los ERP en el mercado Has decidido adquirir un ERP para tu empresa o sustituir el que utilizas actualmente. Así que busca en Internet, visita sitios de reseñas e incluso pregunta a otras personas en el entorno empresarial. Es muy importante investigar a fondo para saber si son adecuados para tu empresa en términos de características, facilidad de uso, costo, etc. Sólo obtendrás información más profunda con una demostración y una consultaría. Debes entender el sistema ERP para hacerte una idea de si te servirá. Debes investigar mucho y obtener suficiente información. Consejo: Un ERP es como un matrimonio, un compromiso a largo plazo y que de romperlo a mitad de camino, le costará muy caro a tu negocio.

2. Análisis de carencias Esto es realizado por los consultores proveedores del servicio de implementación del ERP, después de comprender el sistema actual de procesos de tu empresa. Los consultores identifican las lagunas entre el ERP y los procesos actuales de tu empresa. Por ejemplo, es posible que usted fabrique diamantes artificiales y que el ERP no disponga actualmente de todas las funciones necesarias para su implementación. Consejo: Los consultores sólo pueden identificar las lagunas cuando tú explicas el negocio en profundidad.

3. Migración de datos Una vez que esté claro que los procesos de tu negocio pueden ser mapeados en el ERP, comienza la migración de datos. Esto significa importar todos los datos existentes del sistema antiguo al nuevo ERP: registros financieros, transacciones, registros de clientes y proveedores, la importación de todos los datos empresariales relevantes minimiza el nivel de interrupción. Consejo: Tenga siempre sus datos listos para importar antes de la implementación.

4. Personalización Se trata de rellenar las lagunas con funciones desarrolladas a medida. La personalización se encarga de todas las lagunas para que su empresa pueda registrar completamente todos los procesos en el ERP que está implementando. Consejo: La regla general es mantener la personalización al mínimo. Es más fácil actualizar a nuevas versiones de esta manera.

5. Pruebas Antes de considerar que el sistema está listo para la producción, es necesario realizar varias corridas de pruebas. Especialmente necesario cuando hay muchas personalizaciones implicadas. Tanto los proveedores de servicios de implementación de un ERP como la empresa cliente, prueban el sistema para filtrar cualquier error y que funcione sin problemas en producción. Consejo: Toma nota de los comentarios de los empleados para identificar cualquier error u obstáculo.

6. Puesta en marcha Cuando se han cubierto todas las lagunas, los empleados se han adaptado al nuevo ERP y se han realizado pruebas exhaustivas, es el momento de que su proveedor de implementación declare que la implementación ha finalizado. Así se llega a los acuerdos de soporte, en los que el proveedor de servicios del ERP cobra una cuota anual para mantener el software y proporcionar asistencia. Resulta una buena idea medir los cambios antes y después de la implementación del ERP para ver cuánto tiempo se ahorra. Consejo: Asegúrate de que tu empresa esté satisfecha con los ajustes y las personalizaciones antes de que la implementación finalice oficialmente.

Metodologías de implementación de un ERP

Antes de iniciar la implementación de un ERP, es fundamental elegir el método correcto y establecer las expectativas con el proveedor. A grandes rasgos, se utilizan dos métodos: “Cascada” y “Ágil”. Veamos la diferencia.

Cascada

En el método Cascada todos los puntos en estructura vertical se siguen uno tras otro. El proceso no avanza hasta que se completa el paso anterior. Eso significa que no se puede ni siquiera empezar la implementación del ERP si los documentos de especificaciones/requisitos no se abordan en su totalidad.

Aunque pueda parecer organizado, el método Cascada hace que muchas implementaciones fracasen, sencillamente porque lleva mucho tiempo y la gente pierde la paciencia. Se trata de un modelo antiguo, aunque popular incluso hoy en día en las grandes empresas.

Ágil

En el método Ágil también todos los puntos se siguen uno tras otro. La gran diferencia está en que el siguiente paso puede comenzar mientras el anterior sigue en marcha. El método Ágil permite que se ejecuten múltiples pasos en paralelo y también que se revisen los pasos para realizar iteraciones y mejoras. Por ejemplo, podrían ir en vivo con los módulos de compra y almacén, mientras que los módulos cómo manufactura y las ventas se encuentren en pruebas de usuario. Esto permite realizar cambios incrementales que facilitan los retos de la gestión del cambio para la empresa.

Mientras que en el método Cascada los recursos están predeterminados, en el método Ágil se añaden sobre la marcha. Este es un enfoque más amigable, ya que no se pueden hacer cálculos perfectos sobre la cantidad de recursos que requiere la implementación. Dado que los procesos se desarrollan de forma paralela, la comunicación es clave cuando se utiliza el método Ágil.

¿Qué es el mapeo de procesos en un ERP?

Antes de comenzar con la implementación de un ERP, es importante conocer el modelo de negocio actual de su empresa y los retos operativos. Los consultores para la implementación del ERP le harán una demostración y analizarán sus procesos empresariales. Normalmente, una vez contratado el servicio del ERP, se lleva a cabo un debate más profundo que conduce a la implementación.

En el caso del mapeo de los procesos, los consultores mapean los casos y escenarios de uso en el ERP. Esto puede llevar un par de días o varias semanas, dependiendo de la complejidad y la escala de la empresa. Una vez que está claro que los procesos pueden ser mapeados, se puede decir que el ERP es un traje a la medida y se entra en la fase de implementación.

Retos de la implementación del ERP

Para que la implementación del ERP se desarrolle sin problemas, debe conocer los retos habituales que se producen durante la fase de implementación. Estos son los más comunes:

1. La ambigüedad del jefe de proyecto El jefe del proyecto (de implementación) es un punto de contacto único entre el consultor que implementa el ERP y la empresa. Lo ideal es que sea un empleado de alto nivel que conozca bien los procesos empresariales de la empresa. En las empresas más pequeñas generalmente es el propietario y en las empresas más grandes, son personal de la alta dirección. La ambigüedad sobre quién es el jefe del proyecto de implementación o el hecho de tener varios jefes del proyecto, provoca fallos en la comunicación y caos. El jefe del proyecto de implementación debe ser una persona centrada y motivada.

2. No impulsar la gestión del cambio El responsable del proyecto, junto con la alta dirección, debe preparar e impulsar a los empleados hacia el uso del nuevo ERP. Motivar a la gente para que cambie no es fácil. A menudo los cambios en el software empresarial se topan con la resistencia de los empleados. Sólo si los empleados aceptan el nuevo ERP y son capacitados, la empresa podrá utilizarlo con éxito.

3. Falta de participación de la alta dirección La implementación de un ERP es un gran cambio para toda la organización, por lo que la participación de la alta dirección es crucial. Si la alta dirección (vicepresidentes, directores, etc.) no está presente para apoyar, impulsar el cambio y resolver los conflictos, el proceso de implementación se lleva a cabo sin la orientación de los expertos dentro de la empresa.

4. Subestimar los costos Dependiendo de la complejidad, la diversidad, el número de empleados y otros factores de su empresa, los costos totales de la implementación de un ERP pueden variar mucho. Por regla general, los costos aumentan con la complejidad y la diversidad de la empresa. En palabras más sencillas, las actividades más complejas y diferentes dan lugar a mayores costos de implantación. Por lo tanto, es importante ser sincero con los proveedores de servicios y compartir toda la información relevante para predecir los costos con la mayor precisión posible. Tenga en cuenta que los desarrollos de software adicionales imprevistos sobre la marcha añaden más costos.

5. Casos extremos de negocio Muchas empresas tendrán algunos procesos de nicho que requieren un desarrollo adicional o una personalización mayor en el ERP. Pero si su empresa tiene muchos de estos procesos específicos o de nicho, se retrasará la implementación en cierta medida y también puede terminar costándole más.

Razones comunes del fracaso en la implementación de un ERP

La elección y puesta en marcha de un ERP para uso empresarial es costosa tanto en tiempo como en dinero. Por ello, es favorable evitar todos los errores y mantenerse en tierra firme. Las pérdidas derivadas de las implementaciones fallidas son tan graves que muchas empresas han llegado a quebrar al intentar implementar un ERP. Los fracasos en la implementación de un ERP se deben a razones que van desde la elección de una estrategia de implementación equivocada hasta la falta de motivación de los empleados. Veamos algunos de ellos:

1. Metodología de aplicación Como ya hemos comentado en un párrafo anterior, la elección del método de implementación afecta en gran medida a la velocidad de implementación. En las empresas maduras, en las que el proceso de negocio es complejo, adoptar el enfoque Cascada puede ser tan desastroso como para hacer fracasar todo el proyecto.

2. Mala comunicación de los objetivos Al principio usted habla con los consultores que implementarán el ERP sobre sus objetivos y requisitos empresariales. Dos meses después, te das cuenta de que has olvidado mencionar un par de cosas importantes. Esta es una receta para el desastre. Si se olvida de mencionar algo tan crucial como la interdependencia y las relaciones entre las unidades de negocio, cambia gran parte de la implementación. Esta situación retrasará la implementación y, en el peor de los casos, conducirá al fracaso. Esto requiere que seas minucioso con la determinación de requisitos.

3. Escasez de recursos Después de encontrar el enfoque y los objetivos, se entra en la implementación. Un mes después te das cuenta de que no hay suficiente gente en operaciones para ayudar con las tareas de implementación o que el departamento de contabilidad no quiere participar en la nueva implementación. Ahí tienes, más retrasos e incluso paros. Bueno, los contadores son animales de costumbre, que se acostumbran a cualquier software que utilicen.

4. Estar obsesionado con las personalizaciones Las personalizaciones son inevitables, ya que cada empresa es única y tiene sus propios requisitos. Pero es importante determinar cuándo proceder con ellas y cuándo dejar de hacerlo. Tratar de llenar cada hueco de la pequeña empresa con más personalizaciones sólo hará que el proceso se alargue. Esto hace que la fecha de entrada en funcionamiento se retrase cada vez más.

5. Fricción en la migración de datos Ahora considere que ha comenzado la implementación de su ERP y los datos no están listos. Y lo que es peor, aunque los datos estén listos, están desordenados con problemas como la duplicación de datos y registros incorrectos. ¿Adivine qué? Su implementación se retrasa de nuevo. Y esto es lo que realmente duele, ya que puede llevar desde semanas hasta meses tener los datos listos para la migración. Este es un paso tan crucial que muchas empresas parecen ignorarlo.

Mejores prácticas para la implementación de un ERP

Aprendiendo de los retos y las razones del fracaso, veamos ahora una lista de algunas de las mejores prácticas. Este no es un plan infalible, los errores ocurren, pero estos puntos te ahorrarán mucho dolor.

1. Mantengan los datos preparados Los datos actuales de su empresa son fundamentales. Por lo tanto, debería ser una práctica obligatoria mantener sus datos limpios y listos. La mayor razón para mantener los datos listos de forma preventiva es que no se pierda tiempo cuando comience la implementación. Lo sé, es aburrido, pero tiene un gran impacto en la aceleración de la fase de producción del ERP.

Muchas veces las empresas se lanzan a la implementación del ERP y los datos de su empresa están lejos de estar listos. En casos más raros, irónicamente las empresas culpan al consultor que implementará el ERP por el retraso.

2. Ten claros tus objetivos, comunícate Comprenda claramente todo los procesos de su empresa y reúna todos los requisitos. Estos requisitos se asignarán al ERP que vaya a utilizar, hy que ser minucioso con la investigación y la comprensión. No dejes atrás ningún requisito ni los objetivos que se esperan conseguir del ERP.

3. Asegúrate de que todo el mundo está a bordo Desde los directores generales hasta los nuevos empleados, todos los que vayan a utilizar el ERP tienen que estar a bordo. Esto significa diferentes permisos para diferentes roles. Se espera que los directores de operaciones, los vicepresidentes y los directores apoyen el cambio y resuelvan los problemas o retos complejos que surjan durante la implementación. El más común es la resistencia al cambio.

4. Corridas de prueba exhaustivas Otra parte indispensable son las corridas de prueba del usuario. Asegúrate de que el ERP que estás implementando cumple todos los requisitos en todos los departamentos y también entre ellos. Las transacciones, los informes, las integraciones, etc., todo debe funcionar sin problemas antes de aceptar el sistema para producción.

5. Utilizar primero, personalizar después Como ya hemos comentado, la personalización es importante, pero, ¿sabe qué es más importante? Asegurarse de que los procesos críticos están en marcha primero. Todo lo que no paralice el negocio puede esperar. Estas características más pequeñas que no son críticas para el negocio diario se conocen como personalizaciones secundarias.

¿Quién implementará el ERP?

En la mayoría de los casos hay consultores de implementación que calculan los procesos y proceden a la implementación. Muchos desarrolladores de ERP tienen una red de socios que pueden llevas a cabo la implementación. De forma poco ortodoxa, pensamos que los empleados internos de su empresa son los más indicados para llevar a cabo una implementación más rápida con algo de consultoría, pero es probable que no estemos de acuerdo.

Conclusión

Si se evitan los errores más comunes, se siguen algunas de las mejores prácticas y se toman las decisiones correctas, la implementación de un ERP tendrá éxito. Como hemos visto, la implementación de un ERP es un proyecto a largo plazo que requiere un compromiso significativo, tiempo y dinero. La implementación de un ERP es sólo la mitad del asunto, también hay que utilizarlo bien para obtener los mejores resultados. Considera la implementación de un ERP como la compra de una caminadora, para que funcione, también hay que correr en ella con regularidad.

Las implantaciones de ERP no tienen por qué ser caras, lo único que hace falta es un poco de dedicación y compromiso. Y quién podría ser más responsable de la implementación del ERP en tu empresa que uno de tus propios empleados.

Fuente: Prasad Ramesh. Frappe Technologies.