¿Qué es el control de inventario? Métodos y objetivos
El control de inventario es determinante para el cumplimiento de pedidos, utilidades financieras y la reducción del stock muerto. Si tu empresa se dedica a la distribución o quizá a la fabricación de artículos ¿has pensado todo lo que hay de por medio? El control de inventario puede afectar drásticamente las ganancias y la retención de clientes si no se controla debidamente.
El control de inventario comienza desde el momento en que los artículos entran al almacén hasta que salen para ser enviadas a los clientes. Tiene que ver con todas las actividades operativas que se realizan en los almacenes y con las diferentes estrategias para conseguir una disponibilidad continua del inventario.
Con una amplia gama de software disponibles, el control de inventario implica el control de calidad, el seguimiento al inventario por ubicaciones y anaqueles, control por códigos de barra, SKU, etcétera. Al implementar un sistema de control de inventario eficiente puede optimizar sus existencias para reducir lo que no se vende y asegurar la existencia de lo que más vende.
¿Qué es el control de inventarios?
El control de inventarios se refiere al uso de técnicas para controlar el inventario en los almacenes, para reducir las existencias al punto de equilibrio y cumplir la entrega a clientes en tiempo y forma. Para controlar el inventario se utilizan diversas técnicas, como el método de los “dos anaqueles”, el control de calidad, escaneo de códigos de barra, previsión, etc.
¿De qué depende el control de inventario? - Tiempo de entrega de los artículos - Vida útil de los artículos perecederos - Artículos de inventario de temporada - La demanda de los clientes - Espacio de almacenamiento disponible
Objetivos del control de inventario.
Garantizar la disponibilidad de inventario. Disponer de los niveles de inventario adecuados es sólo una parte del problema para garantizar el flujo de las mercancías en los almacenes. Para una empresa de fabricación hay cuellos de botella causados por estructuras de almacén desorganizadas o por artículos que se colocan demasiado lejos. El objetivo del control de inventario es garantizar un suministro constante de materias primas y subconjuntos (fabricados o subcontratados) desde los almacenes, sin interrupciones, para cumplir con los pedidos de fabricación en tiempo. Esto también se aplica a las empresas de distribución en las que hay que recoger y empacar productos para órdenes de envío.
Prevenir el desperdicio. El desperdicio de existencias se produce en dos casos: cuando las existencias son defectuosas o están caducadas. También ocurre cuando las existencias están inactivas y no hay demanda en el mercado. En este caso, el control de inventario tiene como objetivo evitar que el stock defectuoso entre a los almacenes con un control de calidad para evitar el inventario muerto o la acumulación de artículos caducados.
Maximizar la rentabilidad. Un mal control de las inventarios repercute negativamente en los utilidades financieras. Esto no es de extrañar si se tiene en cuenta que uno de los objetivos es evitar el desperdicio de inventario. Y no sólo eso, sino que un mal control de las existencias también supone una dificultad a la hora de sacar los artículos de los almacenes cuando se requieren, ya sean para pedidos de fabricación o actividades de distribución. Por lo tanto, un buen control del inventario tiene un impacto positivo en los ingresos de dos maneras: evitando la pérdida de dinero en las existencias caducadas y eliminando cualquier ineficacia durante los movimientos de las existencias entre las áreas de almacenamiento.
Ahorre espacio de almacenamiento. El almacenamiento de artículos requiere espacio físico. Gestionar activamente el inventario, la distribución del almacén y las ubicaciones, ahorra espacio de almacenamiento y, por tanto, costos, como el de alquiler. También implica eliminar el exceso de stock, el inventario muerto y el inventario caducado. Si las zonas de almacenamiento están bien planificadas y no están ocupadas por inventario muerto, ahorrarás espacio de almacenamiento para los productos más necesarios y que mejor se venden.
6 Métodos para el control de inventario
Hablemos de los métodos, técnicas y fórmulas de control de inventario. Como ya hemos comentado, hoy en día el control de inventarios es mucho más que un simple recuento de existencias.
Método de las dos ubicaciones. Para evitar la escasez de existencias los artículos se almacenan en dos ubicaciones. Cuando la primera ubicación se vacía, se utilizan las existencias de la segunda ubicación y, al mismo tiempo, se reponen en la primera.
Código de barras. Los códigos de barras son símbolos de líneas negras con números de 12 o 13 dígitos bajo las líneas. En el software de inventario los códigos de barras impresos pueden ser escaneados para registrar las cantidades en las transacciones. Es similar a lo que se ve en la caja de un supermercado, pero las industrias pueden utilizar dispositivos de códigos de barras portátiles para mejorar la eficiencia.
Etiquetado. El etiquetado se refiere a la identificación de diferentes artículos del inventario con etiquetas específicas. Los códigos de barras se utilizan universalmente para identificar unidades, pero en los almacenes las empresas utilizan las SKU para hacer un seguimiento de los diferentes tipos de artículos. El etiquetado mediante SKU es de fácil lectura, ayuda a encontrar y registrar el inventario.
PEPS y UEPS El control del inventario se realiza de dos maneras: PEPS y UEPS. Ambos tienen sus ventajas y sectores en los que tiene más sentido utilizarlas. PEPS o Primeras Entradas, Primeras Salidas. Se eligen primero las unidades más antiguas. Esto es habitual cuando las empresas tratan con artículos perecederos. Los números de lote se asocian a las fechas de caducidad y simplemente se seleccionan los lotes más antiguos para el cumplimiento de los pedidos. UEPS o Últimas Entradas, Primeras Salidas. Las unidades más nuevas se venden primero. Aunque no es habitual e incluso poco práctico para los artículos perecederos, el sistema UEPS se aplica en sectores en los que el costo de adquisición de nuevos productos es cada vez mayor. Beneficia la contabilidad de los ingresos y reduce la carga fiscal.
Agrupación de existencias. Agrupar diferentes artículos para crear paquetes de productos es una operación común que ayuda a las empresas a introducir nuevos productos o a vender los más antiguos que están inactivos. La simple creación de paquetes con artículos nuevos/viejos con productos populares aumenta las ventas, también se pueden ofrecer descuentos en los paquetes para hacer ofertas atractivas y acelerar las ventas.
Control de calidad. El acto de establecer y definir las normas de calidad forma parte de la gestión del inventario. Desde el punto de vista del control, inspecciones de calidad periódicas cuando el inventario entra y sale de los almacenes, debe ser mandatorio. Con el tiempo encontrará proveedores que envíen constantemente materiales de buena calidad. En el caso de una empresa de fabricación, debe considerar la incorporación de conceptos como lean manufacturing y six sigma para aumentar la calidad y reducir los defectos.
Control de inventario vs la gestión de inventario
Aunque suenen parecidos, la gestión de inventarios es un concepto más amplio que abarca desde la adquisición de existencias hasta su venta al cliente. El control de inventarios se refiere más a las operaciones diarias que se realizan en los almacenes para evitar movimientos ineficientes, caducidad de las existencias, mermas por mala calidad, etc. He aquí una tabla para explicar las diferencias:
En conclusión hemos visto cómo el control de inventarios está vinculado a la mejora de los ingresos y al crecimiento del negocio. Utilizando los datos adecuados y algún software, se asegura la disponibilidad de existencias en los almacenes y el cumplimiento puntual de los pedidos.
Fuente: Prasad Ramesh. Frappe Technologies.