¿Qué es un ERP?

¿Qué es un ERP y porqué mi empresa lo necesita?

Un ERP o por sus siglas en inglés, "Enterprise Resource Planning", es una plataforma integral para la Planificación de Recursos Empresariales, es una herramienta todo en uno que te ayuda a gestionar algunas o todas las partes que conforman tu negocio, en un solo sitio. Esta plataforma puede tener diferentes módulos para las diferentes áreas de la empresa, con formularios para registrar datos y dar seguimiento a las transacciones. Un ERP debe tener múltiples informes, incluso permitirte crear los propios.

Aunque el término “ERP” fue acuñado por Gartner en 1990, su origen se remonta a la década de los 80’s. Los MRP se utilizaban para planificar los materiales para fabricación, compras y ventas. Con los avances en informática y tecnología se pudieron integrar en un software empresarial o lo que hoy conocemos como ERP. Así, un ERP es una plataforma unificada, integral, de tu negocio, una única fuente de la verdad.

¿Qué puede hacer un ERP?

Con un ERP, el registro, la gestión de datos y transacciones de una empresa, es mucho más fácil que si se utilizan varias aplicaciones u hojas de cálculo. Todos los datos están vinculados, por lo que acceder a ellos resulta muy sencillo. Esto se consigue simplemente porque todos los módulos y registros de un ERP comparten una sola base de datos.

De esta manera un ERP puede ayudarte a gestionar todos los procesos de tu negocio en un solo sistema, visualizar todos los datos y registros de tu empresa y ayudarte era administrar a clientes, proveedores, artículos y empleados.

Pero un ERP definitivamente no puede por sí solo administrar tu negocio, ni que acciones deberás tomar, mucho menos enviar presentes en las fechas de cumpleaños!

Beneficios de utilizar un ERP

Hoy en día los ERP son fundamentales para cualquier empresa mediana o grande. Cualquier tipo de empresa utiliza un ERP, ya sea fabricante, distribuidor, comerciantes, de servicios, centros educativos o centros de salud.

El uso de un ERP tiene muchas ventajas. Consideremos como punto de partida que hoy usted probablemente utiliza hojas de cálculo o varios software para administrar sus procesos empresariales de forma digital. El uso de una plataforma integral tiene muchas ventajas, como las siguientes:

1. Informes precisos y detallados. Cualquiera que haya utilizado hojas de cálculo o Excel para gestionar datos de varias fuentes, estará de acuerdo en que generar un informe es doloroso. Si piensa que esto podría hacerse más sencillo cuando utiliza diversos software, piénselo otra vez. Cuando los reportes interfuncionales entran en juego, se necesita desarrollar integraciones y eso es otro tipo de pesadilla. En cambio, los informes en un ERP son precisos porque todos los datos proceden de una misma fuente.

2. Plataforma integrada Dado que todos los módulos y formularios están en un solo lugar, no es necesario saltar de software en software para acceder a los datos de los diferentes departamentos, así se reduce la fricción entre los equipos de trabajo. En pocas palabras, el director de ventas no tendría que pedir permiso al director de contabilidad para aprobar las comisiones mensuales, por ejemplo.

3. Alta productividad Dado que un ERP tiene todo bajo un mismo techo, no se pierde tiempo en navegar por distintas aplicaciones u hojas de cálculo y los empleados pueden enfocarse en su trabajo. Así se aumenta la productividad, no se preocupan por la diferencia de datos o por reportes con errores y pueden contribuir con acciones que realmente requieren su atención.

4. Todo está respaldado Los ERP en la nube se han vuelto más populares en la última década gracias a que internet ha mejorado y se ha vuelto más accesible. En un sistema ERP local, el software se debe instalar en los equipos y puede utilizar la red para sincronizar los datos. Con los ERP en la nube solo se necesita un navegador y una conexión a internet para acceder. De paso esto también promueve la cultura del trabajo a distancia.

5. Trabajo a distancia También conocido como home-office, otro concepto que ha ganado popularidad recientemente, en el que la idea es que los empleados no tengan que desplazarse a la oficina para hacer su trabajo. Pueden hacerlo desde casa, en una espacio coworking o en una cafetería. Aunque esto, por supuesto, no aplica a todas las profesiones, pero para los afortunados que sí lo hacen, tener un ERP en la nube facilita el acceso permitiendo el trabajo a distancia.

¿Necesitas un ERP?

Si estás comenzando una empresa y tienes, por ejemplo, 5 empleados, podrías prescindir de un ERP por algún tiempo. La necesidad llega cuando tu negocio escala y van creciendo el número de empleados. Así que ahora que estás convencido de utilizar un ERP en tu empresa, voy a darte una visión general de las distintas opciones disponibles.

Diferencias entre plataformas: - Offline o de escritorio. El software se instala en los equipos de cómputo y puede utilizar la red para sincronizar los datos. - Nube. Se accede a ellos através de un navegador web, el cálculo y los datos se realizan en el servidor remoto donde está alojado el software.

Diferencias entre licencias: - Con licencia. Se paga una cuota fija por cuenta y cuotas adicionales por usuario, mantenimiento, etc. - Código abierto. El código fuentes del software está abierto públicamente y no es necesario pagar una licencia. Puede alojar el software usted mismo o en un servicio de alojamiento en línea. El costo de inversión es significativamente menos, puede ahorrar hasta un 75% contra un ERP con licencia. - Freemium. Aunque parece de código abierto, en realidad es freemium, es decir, algunos módulos y funciones son gratuitos, el resto hay que comprarlos.

Concluyamos diciendo que sí, hay ERP caros y otros que no lo son, pero cuando tu empresa alcanza cierta escala, el costo de no usar un ERP es mucho mayor. Un ERP debe ayudar enormemente a la eficiencia de las operaciones y permitirle a los colaboradores centrarse en su trabajo.

Fuente: Prasad Ramesh. Frappe Tecnologies.